Automatización de Finanzas

De todos los departamentos involucrados en la gestión diaria de cualquier empresa, el departamento de finanzas, por encima de todos los demás, puede depender de la tecnología para resolver complejidades en el proceso financiero.

Desde el procesamiento de pagos, la generación de facturas que a su vez deben concordar con órdenes de compra y pruebas de recepción, cada flujo de trabajo y proceso en el departamento de finanzas requiere una variedad de personas, sistemas y datos que exigen ser libres de errores.

En este boletín, consideramos cómo la automatización garantiza una coordinación completa de todos los elementos, eliminando las acciones manuales, asegurando la colaboración mientras se maneja de manera consistente y precisa, manteniendo registros detallados y generando informes en cada etapa del proceso de flujo de trabajo financiero.

Se entiende que los procesos financieros son complejos, pero eso no significa que tengan que ser complicados. Con los niveles adecuados de automatización, es posible brindar control, responsabilidad y eficiencia en todo el personal financiero, colegas, clientes, proveedores y aprobadores.

Como a menudo hacemos en estos boletines, comenzamos con una definición base de lo que describimos como automatización financiera.

La automatización financiera implica el uso de tecnología que permite completar tareas con un contacto humano mínimo. Por supuesto, esto no reemplaza a las personas con acciones robóticas. Más bien, significa el uso de la automatización para manejar esas tareas manuales repetitivas que son consumidoras de tiempo y propensas a errores humanos. Al automatizar estas tareas, los departamentos financieros pueden dirigir mejor sus esfuerzos para crear valor y definir estrategias, al tiempo que garantizan niveles más altos de estándares y excelencia empresarial.

Los equipos financieros que dependen principalmente de un proceso manual, como el correo electrónico o hojas de cálculo, para gestionar datos financieros, corren el riesgo de confusión, pérdida de datos y errores. Al utilizar la automatización y la estandarización, y luego integrar estos procesos, se minimizan los errores, al tiempo que se mejora la productividad general. La recopilación de datos permite una visibilidad completa en todos los elementos de los procesos financieros en un solo lugar. Contratos, facturas, información del cliente, etc., se pueden ver sin necesidad de acceder a múltiples herramientas y buscar información manualmente. Al integrarse con otras herramientas financieras actuales, como la automatización de Excel, se unen todos los aspectos de la operación financiera.

La simplificación de los procesos proporciona una garantía de que se cumplen no solo el cumplimiento y la aprobación, sino que también elimina el cuello de botella que a menudo se crea. Al aplicar reglas incorporadas, se puede asegurar que no se puedan realizar acciones o transacciones sin recibir primero los niveles adecuados de aprobación. Las solicitudes de aprobación aseguran que los paneles que requieren acción se destaquen de manera rápida y correcta. No solo es fácil crear una solicitud, esta solicitud se puede rastrear, ver y reportar, mientras que los formularios personalizados agregan consistencia con solicitudes de acción y notificaciones activadas

Ejemplos de Automatización de Finanzas

En esta parte, consideramos elementos estandarizados de la gestión financiera y analizamos cómo un sistema automatizado ofrece un valor real. Observamos algunas de las áreas que pueden generar problemas e inquietudes y vemos cómo los sistemas automatizados pueden abordarlos.

Cuentas por pagar: esto tiende a requerir varios procesos manuales, incluyendo la aprobación relevante antes de acordar el pago, la asignación de fondos, el cumplimiento de plazos de pago que pueden variar y la realización física del pago.

Un sistema completamente automatizado se conecta al sistema de cuentas por pagar y luego directamente al flujo de trabajo de reembolso. Esto asegura que solo se atiendan las facturas aprobadas. Esto puede utilizarse para la asignación de presupuesto de manera automática, incluso antes de que se realice el pago.

A continuación, consideramos el reembolso de gastos. Estos pueden acumularse considerablemente cuando varios empleados presentan solicitudes, a menudo utilizando múltiples canales. Pueden agravarse cuando los empleados no comprenden las políticas, completan formularios sin estructura, presentan solicitudes tarde o no proporcionan información. Esto puede abordarse proporcionando un nivel detallado de información de manera centralizada, un flujo de trabajo estructurado, notificaciones automáticas a los aprobadores y permitiendo a los empleados hacer un seguimiento del estado de sus solicitudes. Las tendencias de gastos pueden analizarse utilizando datos recopilados para considerar cómo se pueden monitorear y gestionar los gastos generados.

Ahora nos trasladamos a la Compra y Mejora. La naturaleza misma de muchas solicitudes de compra puede resultar en información y detalles faltantes, incorrectos o incompletos. Esto a su vez puede llevar a la falta de control del gasto y compras fuera del proceso de adquisiciones. Datos inexactos a través de formularios de solicitud no estructurados, errores de entrada de datos, e incluso la recepción de la misma solicitud a través de múltiples canales. De gran importancia es la confirmación del cumplimiento del contrato, que debe ser confirmada por el departamento de finanzas al considerar múltiples proveedores. Todo esto se puede evitar mediante la estandarización de las solicitudes de compra, condiciones establecidas, acciones obligatorias y reglas de automatización dedicadas.

Ningún lugar tiene en juego más alto que la nómina, especialmente cuando el pago de los empleados no aparece en las cuentas cuando se espera. La nómina puede ser extremadamente compleja y difícil de gestionar con niveles salariales diferentes, vacaciones, pagos por enfermedad, impuestos y beneficios adicionales que deben ser considerados. Al automatizar, no solo desaparece el elemento manual, sino también las dificultades de precisión, eliminando una gran cantidad de estrés y tiempo para el personal. Los informes centralizados también ofrecen la oportunidad de buscar inconsistencias, cambios o revisiones.

Por último, en esta sección, podemos considerar el cumplimiento tributario y la presentación de informes. A menudo, una empresa necesita recurrir a un profesional experimentado (costoso) solo para comenzar a calcular los impuestos adeudados. No solo es este proceso laborioso, a menudo es difícil de seguir y entender. Ahora, cualquier empresa puede automatizar los requisitos fiscales, calculando los requisitos de tributación para cada transacción. Esto proporciona claridad y una comprensión completa de las obligaciones, incluso si se producen en diferentes jurisdicciones. Esto no solo ahorra una gran cantidad de tiempo y garantiza una auditoría precisa, oportuna y precisa, sino que también permite identificar riesgos fácilmente y de manera temprana en tiempo real.

Conclusión

Al automatizar tus procesos financieros, es un proceso sencillo asegurarse de que todos estos se comuniquen entre sí en un punto central y, a su vez, con cualquier automatización incluida en la empresa misma, garantizando que todos los departamentos puedan compartir información de manera rápida y sencilla. Sin lugar a dudas, el recurso más valioso en cualquier empresa es la información.

Ahora es posible mirar atrás en el tiempo en que un equipo financiero altamente calificado pasaba gran parte del día laboral introduciendo, copiando y pegando datos en hojas de cálculo de Excel. Empleando la automatización, ese mismo equipo estará libre para analizar e interpretar información y tendencias, logrando eficiencia y crecimiento.